Si trabajas en la planificación del mantenimiento, tendrás métricas específicas que deberás conocer y dominar para mejorar tu trabajo diario. En este blog técnico te mostraremos que es el Planned Backlog y un ejemplo de aplicación. Este tema viene gracias a la colaboración de Deyvi López.
¿Qué es el Planned Backlog?
Esta métrica es la combinación de la cantidad de trabajo que se ha planificado completamente para su ejecución, pero no está listo para ser programado y el trabajo que está listo para ser realizado.
El objetivo de esta métrica es medir la cantidad de trabajo que queda por realizar para garantizar que los recursos laborales estén equilibrados con el trabajo disponible e identificar posibles brechas en la disponibilidad de recursos. También se puede utilizar para identificar problemas de recursos de planificación.
¿Cómo se calcula el Planned Backlog?
La formula para calcularlo es la siguiente:
Planned Backlog (semanas) = (Trabajo planificado + Trabajo listo) / Capacidad del personal
Objetivo: El Planned Backlog debe estar entre 4 y 6 semanas
Definiciones que debes conocer para realizar el cálculo
Capacidad del personal: La parte del complemento de mano de obra de mantenimiento semanal que está disponible para trabajar en el trabajo atrasado. Es la suma de las horas regulares por semana de cada miembro del personal, más horas extra programadas, menos compromisos indirectos (por ejemplo, capacitación, reuniones, vacaciones, etc.).
Horas de trabajo planificadas: Trabajo que ha pasado por un proceso de planificación formal para identificar mano de obra, materiales, herramientas y requerimientos de seguridad. Esta información se reúne en un paquete de plan de trabajo y se comunica a los técnicos antes del inicio del servicio.
Trabajo listo: Trabajo que se ha preparado para la ejecución (p. ej., se ha realizado la planificación necesaria, materiales se han estimado los requisitos de mano de obra)
Para el cálculo debes tener las siguientes consideraciones:
- Base de tiempo: Semanal, mensual o según lo requieran las necesidades de la instalación.
- Todos los componentes deben medirse en las mismas unidades, generalmente horas-hombre.
- Esta métrica es utilizada por la gestión de mantenimiento, supervisión, planificadores y programadores para equilibrar los recursos laborales con el trabajo disponible.
- Si no hay suficientes recursos disponibles, los trabajadores pueden trabajar horas extras o los contratistas pueden ser para complementar la fuerza de trabajo con el fin de mantener la capacidad laboral equilibrada con la carga de trabajo.
- El retraso planificado puede variar según las necesidades de la instalación y el estado
de los principales reacondicionamientos, paradas o grandes proyectos de mantenimiento. - Es posible que el trabajo pendiente planificado no esté listo para programar por varias razones, como el tiempo asociado con la disponibilidad del equipo, problemas o preocupaciones ambientales, tiempo de respuesta planificación, disponibilidad de materiales, disponibilidad de herramientas o equipos especiales (p. ej., grúa esperando acceso al equipo desde producción, etc.)
Planned Backlog: Ejemplo para calcularlo
Para realizar este ejemplo, ten en cuenta la siguientes casuística:
- Una cuadrilla compuesta por 10 técnicos trabaja una semana estándar de 40 horas con un 6 % de horas extra autorizadas cada semana.
- Hay 200 horas de trabajo atrasado planificado que aún no está listo para ser programado y 845 horas de trabajo listo.
- Dos trabajadores están programados para estar de vacaciones durante la semana y uno es reasignado al departamento de ingeniería.
- Cada trabajador también debe pasar 2 horas por semana en entrenamiento basado en computadora.
- El consumo promedio semanal por trabajo de emergencia es de 46 horas.
- Las reuniones de seguridad se llevan a cabo los miércoles por la mañana y tiene una duración de 30 minutos.
Con esta información, se realiza los cálculos requeridos:
La capacidad semanal del personal es la siguiente:
- Horas regulares disponibles = 10 personas × 40 horas/semana = 400 horas/semana
- Horas extra programadas (6 % del tiempo normal) = 0,06 × 400 horas/semana = 24 horas/semana
- Capacidad semanal bruta = 400 horas de tiempo continuo + 24 horas de tiempo extra = 424 horas/semana
Los compromisos indirectos son los siguientes:
- Vacaciones = (2 trabajadores × 40 horas) + (0,06 × 2 trabajadores × 40 horas) = 84,8 horas
- Reasignado = (1 trabajador × 40 horas) + (0,06 × 1 trabajador × 40 horas) = 42,4 horas
- Formación programada = 7 trabajadores × 2 horas = 14 horas
- Reunión de seguridad = 7 trabajadores × 0,5 hora = 3,5 horas
- Compromisos indirectos totales = 84,8 horas + 42,4 horas + 14 horas + 3,5 horas = 144,7 horas
Los compromisos directos son los siguientes:
- Consumo promedio semanal por trabajo de emergencia = 46 horas
- Capacidad neta del personal para la semana = Capacidad bruta del personal – (Compromisos indirectos + Compromisos directos)
- Capacidad neta del personal para la semana = 424 horas – (144,7 horas + 46 horas)
- Capacidad neta del personal para la semana = 424 horas – 190,7 horas = 233,3 horas
Con ello, el Planned Backlog = 845 horas / 233.3 horas = 3.62 semanas
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