Gestión de activos y mantenimiento

La gestión de activos es un tema que se toca muchos en las jefaturas de mantenimiento, sin embargo este es un tema mucho más amplio, y el área de mantenimiento es un parte de este conjunto. Es por ello que en colaboración con Jose Contreras, les traemos este nuevo artículo técnico.

¿Qué es un sistema de gestión de activos?

Este es un programa integral que te ayudará a controlar todos los aspectos de la gestión de equipos e infraestructura a lo largo de sus diferentes etapas: inversión, planificación para las operaciones, mantenimiento y la eliminación.

Quizás hayas escuchado que la gestión de activos es un potente software, sin embargo este es un error común en el que caen muchos. La gestión de activos es un conjunto de políticas, estrategias, prácticas y procesos que involucran todas las actividades relacionadas a los activos de la empresa. Todo este se puede trabajar en un software, pero este no sustituye todo un sistema integral.

Según la norma EN 16646, un sistema de gestión de activos es un grupo de elementos de una organización que interactúan entre si, y que establece políticas y procesos para cumplir los objetivos de la organización. No consideres comentas el error de considerar esta política como un sistema de información; ya que también incluye estructura de la organización, reglas, responsabilidades, métodos y procesos del negocio y las operaciones.

Las organizaciones deberían establecer, utilizar y mejorar el sistema de gestión de activos para los activos físicos. Los elementos del sistema de gestión de activos se describen en detalle en las Normas ISO 55000 e ISO 55001 siguiendo la estructura general de ISO para los sistemas de gestión. Las directrices para la aplicación de la Norma ISO 55001 se muestran en la Norma ISO 55002.

Por último, una manera sencilla que te permitirá entender una correcta política de gestión de activos es que en tu organización, la compra de un repuesto, la contratación de un proveedor, el tipo de mantenimiento, y todo lo relacionado al activo tenga procedimientos claros y documentos, dividiendo responsabilidades claras entre las diferentes áreas de la organización.

Sistema de gestión de activos

¿Quiénes puedes aplicar un sistema de gestión de activos?

Un activo es algo que tiene valor potencial o real para una organización. La gestión de activos permite a una organización obtener valor de los activos en el logro de sus objetivos organizacionales. Este sistema puede ser establecido por cualquier organización: un comerciante único, una compañía, una corporación, una empresa, una autoridad, una asociación, una organización benéfica o una institución, o una parte o una combinación de las mismas, de cualquier sector industrial y/o comercial, pública o privada. La organización, por ejemplo, puede ser propietaria de activos, custodio, operadora, proveedora de servicios, subsidiaria, alianza o empresa conjunta.

Comprender el contexto de la organización le permite diseñar, implementar y mantener su sistema de gestión de activos en consonancia con el propósito de la organización, sus objetivos y las necesidades y requisitos de las partes interesadas.

La gestión de activos y el MRO

Tracy Smith (2015) indica que cuando se trata de la gestión de activos, la mayoría de las empresas se centran en el mantenimiento, reparación y operaciones (MRO). En teoría, esto tiene sentido. Se podría pensar que centrarse en MRO sería la forma más eficaz para mejorar el desempeño del equipo y reducir el tiempo de inactividad. Pero, de hecho, puede comprometer el esfuerzo. Demasiado énfasis en MRO impide a las personas dar un paso atrás y ver el panorama general.

Si una empresa quiere ver una mejora consistente, medible en el desempeño de sus activos, riesgos y costos, debe dejar de ver sus áreas funcionales (producción, mantenimiento, logística, compras, etc.) como unidades aisladas y empezar a tratar su operación como un sistema unificado que se basa en la cooperación de todos los elementos para alcanzar el éxito. Esta es la premisa básica de los sistemas de gestión de activos.

El reto de la gestión de activos

Aún muchas empresas orientan la gestión de activos solo al mantenimiento, y es por ello que implementan programas de mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM), compran software de gestión (CMMS) o buscan alternativas para la cadena de suministros. El problema es que no lo hacen desde una perspectiva más amplia y de acorde con los objetivos de la organización.

Como resultado, muchas organizaciones experimentan un enfoque fortuito de la gestión de activos. Hacen mejoras poco a poco sin tener en cuenta el contexto más amplio. Por ejemplo, implementan la planificación y la programación del mantenimiento sin tener en cuenta el desempeño de la cadena de suministros.

Centrar este sistema solo en mantenimiento es un error, ya que también debe incluirse compras, almacenamiento, operaciones, gestión de proyectos, cuentas por pagar y muchos otros. El descuido de los otros jugadores en el equipo es un error fatal.

Los resultados de este error son muy familiares. Las piezas no están disponibles cuando son necesarias, los planes de trabajo no son detallados, el catálogo de materiales no se ajusta a los inventarios reales, los costos de adquisición son demasiado altos, el equipo está parado con demasiada frecuencia y así sucesivamente.

La gestión de activos es un esfuerzo de equipo. Aquí es donde se destacan los sistemas de gestión de activos. Proporcionan la estrategia y la estructura necesaria para la coordinación de las operaciones a gran escala.

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